副業を続けていると、原稿や資料のファイルがどんどん増えていきます。置き場所を決めておかないと、「あのファイルはどこだっけ」と探す時間が増えてしまうでしょう。この記事では、Googleドライブでファイルを迷子にしない使い方を説明します。
ねねさんファイルが増えてくると、どこに何があるかわからなくなりそうです。
塾長最初にフォルダの決まりを作っておけば大丈夫ですよ。取引先ごとに分けるのがおすすめです。
- フォルダの作り方と、分け方のコツ
- ファイルの移し方と、共有されたファイルの探し方
- ファイルを消すときに気をつけること
Googleドライブを開く
Googleドライブは、インターネット上にあるファイルの置き場所です。ブラウザで「drive.google.com」を開くと使えます。開いたら、右上のアイコンで、副業用のアカウントになっているか確かめましょう。
フォルダを作る
ファイルをまとめておく入れ物です。
次の手順で作れます。
- 1. 左上の「新規」を押す
- 2. 「フォルダ」を選ぶ
- 3. フォルダの名前を入れる
- 4. 「作成」を押す
分け方のコツは「取引先ごと」
フォルダは、まず取引先ごとに分けるのがおすすめです。
| いつ | 分け方 |
|---|---|
| 最初 | 取引先ごと |
| 仕事が増えてきたら | その中を、月ごとや記事ごとに分ける |
名前に日付や記事のテーマを入れておくと、あとで探しやすくなります。
ファイルをフォルダに移す
ファイルを移すには、2つの方法があります。
移したいファイルを右クリックし、「整理」から「移動」を選んで、移す先のフォルダを選ぶ
移したいファイルをつかんで、フォルダの上まで動かして離す
右クリックの方法なら、移す先のフォルダをその場で新しく作ることもできます。
共有されたファイルを探す
取引先から共有されたファイルは、自分のフォルダには入っていません。取引先のファイルは、勝手に移したり消したりせず、そのまま使いましょう。
- 左側のメニューの「共有アイテム」を開く（自分あてに共有されたファイルが並ぶ）
- 見当たらないときは、取引先から届いたメールやチャットのリンクから開く
- 名前がわかっているなら、画面の上の検索欄で探す
「アクセス権が必要です」と出たら
共有されたはずのファイルが開けないときは、次の順に確かめましょう。
- 右上のアイコンでアカウントを確かめる（共有されたアドレスと、開いているアカウントが違うことがよくある）
- それでも開けないときは、取引先に共有した先のアドレスを確かめてもらう
塾長取引先には、最初に副業用のアドレスを伝えておきましょう。それだけで、開けないトラブルがぐっと減りますよ。
ファイルを消すときは、ゴミ箱に入る
消してよいのは、自分で作ったファイルだけにしましょう。消すときは、ファイルを右クリックして「ゴミ箱に移動」を選びます。
- 取引先から共有されたファイルは、消さずにそのまま置いておく
- 自分が持ち主でないファイルを消しても、自分のドライブから見えなくなるだけで、相手のファイルは残る
- 取引先と共有している自分のファイルは、消す前に取引先に確かめる（ゴミ箱に入れても、完全に削除されるまでは相手も開ける）
ねねさん30日のあいだは戻せるなら、少し安心です。
まとめ
- ドライブは「drive.google.com」から。副業用のアカウントで開く
- フォルダは「新規」→「フォルダ」。まずは取引先ごとに分ける
- ファイルは右クリックの「整理」→「移動」か、ドラッグで移す
- 共有されたファイルは「共有アイテム」か検索で探す
- 自分のファイルを消すとゴミ箱に入り、30日で完全に削除される。取引先のファイルは消さない
塾長次は、仕事のメールで使うGmailです。署名やファイルの送り方を整えておきましょう。
