副業でライターの仕事をすると、原稿をGoogleドキュメントで書くことがよくあります。取引先から「ドキュメントで納品してください」と言われることも多いでしょう。納品とは、できあがった原稿を取引先に渡すことです。この記事では、最初に覚えておきたい5つの基本を、画面の画像と一緒に説明します。
ねねさんドキュメントって、ワープロみたいなものですか？
塾長そうです。インターネットの上で使うワープロだと思ってください。覚えることは、そんなに多くありませんよ。
- Googleドキュメントの作り方と、保存のしくみ
- 見出し・箇条書き・表の入れ方
- 取引先とファイルを共有する方法
Googleドキュメントを作る
Googleドキュメントは、Chromeなどのブラウザで使う、文書を作るツールです。パソコンにアプリを入れなくても、副業用のGoogleアカウントがあればすぐに使えるのが便利なところです。
Googleドライブは、ブラウザで「drive.google.com」を開くと使えます。新しく作るときは、Googleドライブの左上にある「新規」から「Googleドキュメント」を選びます。開いたら、左上の「無題のドキュメント」をクリックして、ファイルの名前を付けましょう。
- 「記事のテーマ＋日付」のようにする
- あとで探しやすくなる
作った原稿は、次からはGoogleドライブの「マイドライブ」から開けます。
塾長開く前に、右上のアイコンで副業用のアカウントになっているか確かめてくださいね。
基本1：保存は自動でされる
Googleドキュメントには、保存のボタンがありません。書いたそばから、自動でGoogleドライブに保存されるからです。保存の様子は、次の表示でわかります。
| 画面の表示 | 意味 |
|---|---|
| ファイル名の横に「保存しています…」 | 保存している間 |
| 雲の形のマークにチェック | 保存が終わった |
作業を終えるときは、雲のマークを確かめてから閉じると安心です。
基本2：見出しを付ける
見出しは、文章のまとまりに付ける「題名」です。記事の原稿は、大きな見出しと小さな見出しで組み立てることがほとんどです。
見出しの付け方
見出しにしたい行をクリックし、上のツールバーの「標準テキスト」と書かれたところを押します。出てきた一覧から「見出し1」「見出し2」などを選びましょう。数字が小さいほど、大きな見出しです。
| 使う場所 | 見出し |
|---|---|
| 章 | 見出し2 |
| 章の中のまとまり | 見出し3 |
このように、段階に合わせて使い分けます。取引先から使う見出しの指定があるときは、それに合わせましょう。
キーで付けるなら、次のとおりです。
| パソコン | 見出し2を付けるキー |
|---|---|
| Windows | Ctrl＋Alt＋2 |
| Mac | ⌘＋option＋2 |
数字を変えれば、見出し1や見出し3になります。普通の文に戻すときは、数字を「0」にします。
見出しの一覧から、行きたい場所へ移る
見出しを付けると、画面の左側に見出しの一覧が出ます。一覧の見出しをクリックすると、その場所に移れます。長い原稿でも、行きたいところへすぐに移れて便利です。
左上の小さなアイコン（「タブとアウトラインを表示」）を押すと開きます。
ねねさん文字を大きくして太字にするのとは、違うんですね。
塾長そうなんです。見た目だけ大きくしても、見出しにはなりません。必ず「見出し」を選んでくださいね。
基本3：箇条書きにする
箇条書きは、項目を並べて見やすくする書き方です。並べたい行を選んで、Windowsは「Ctrl＋Shift＋8」、Macは「⌘＋Shift＋8」を押します。行の頭に「●」が付きます。
番号を付けたいときは、Windowsは「Ctrl＋Shift＋7」、Macは「⌘＋Shift＋7」です。手順を説明するときなどに使いましょう。
基本4：表を入れる
表を入れたい場所をクリックしてから、上のメニューの「挿入」を押します。「表」にマウスを合わせると、マス目が出てきます。作りたい行と列の数だけマス目をなぞって、クリックしましょう。
行は横の並び、列は縦の並びのことです。
表の中では、「Tab」キーを押すと次のマスに移れます。入れた表は、次のようになります。
基本5：取引先とファイルを共有する
共有とは、同じファイルを相手も開けるようにすることです。原稿を納品するときは、取引先と共有するか、取引先から共有されたファイルに書くことが多いです。
相手を指定して共有する
右上の「共有」ボタンを押すと、共有の画面が出ます。上の入力欄に、相手のメールアドレスを入れましょう。そのとき、相手にできることを次の3つから選べます。
| 権限 | 相手にできること |
|---|---|
| 閲覧者 | 見るだけ |
| 閲覧者（コメント可） | 見て、コメントを付けられる |
| 編集者 | 中身を直せる |
- 権限は、取引先から指定された権限に合わせる
- 指定がないときは、直してもらうなら編集者、見てもらうだけなら閲覧者が目安
宛先と権限を確かめたら、「送信」（または「共有」）を押すと共有されます。
「一般的なアクセス」は「制限付き」のままに
共有の画面の下にあるのが、「一般的なアクセス」という設定です。
共有した相手だけが開ける
リンクを知っている人なら、誰でも開けてしまう
- 仕事のファイルは、ふだんは「制限付き」のまま使う
- 「リンクを知っている全員」は、取引先から指示があったときだけにする
- 共有する前に、相手のメールアドレスが合っているか確かめる
まとめ
- 保存は自動。終えるときは雲のマークを確かめる
- 見出しは「標準テキスト」の一覧かキーで付ける。文字を大きくするだけにしない
- 箇条書きは「Shift＋8」、番号は「Shift＋7」（WindowsはCtrl、Macは⌘と一緒に）
- 表は「挿入」→「表」でマス目を選ぶ
- 共有は「共有」ボタンから。一般的なアクセスは、ふだんは「制限付き」のまま
塾長次は、「提案モード」とコメントの使い方です。取引先から修正を受け取るときに役立ちますよ。
ねねさんまずは自分で1つ作って、見出しと表を試してみます！
