提案モードとコメントの使い方｜Googleドキュメントで修正をやり取りする

原稿を納品すると、取引先から修正のお願いが届くことがあります。そのやり取りでよく使われるのが、Googleドキュメントの「提案モード」と「コメント」です。この記事では、2つの機能の使い方を、画面の画像と一緒に説明します。

ねねさん

「提案モードで直してください」と言われたら、どうすればいいんですか？

塾長

ボタンを1つ切り替えるだけですよ。いつもどおり書けば、直したところが「案」として残ります。

提案モードとは

提案モードは、元の文を残したまま、直したいところを「案」として書き込むモードです。直したところは、次のように見えます。

直した案を受け入れるか断るかは、あとから選べるのが特長です。

提案モードに切り替える

画面の右上にある鉛筆の形のアイコンを押すと、3つのモードが出てきます。「提案」を選べば、提案モードに切り替わります。

提案を書き込む

提案モードにしたら、いつもどおり文字を消したり、足したりします。直したところは色が変わり、画面の右側に提案のカードが出ます。何を消したか、何を足したかは、カードを見ればひと目でわかるでしょう。

塾長

取引先の原稿を直すときは、まず提案モードになっているか確かめてくださいね。編集モードのままだと、元の文がそのまま書き換わってしまいます。

届いた提案を、受け入れる・断る

今度は、自分の原稿に取引先が提案を書き込んでくれたときです。カードの右上のマークで、受け入れるか断るかを選べます。

ただし、取引先から「受け入れてください」と頼まれていないときは、自分で判断せずに確かめましょう。

まとめて受け入れる・断る

提案がたくさんあるときは、まとめて処理する方法もあります。上のメニューの「ツール」から「編集の提案を確認」を選びましょう。出てきた画面で「すべて適用」か「すべてを拒否」を押します。

コメントを付ける・返す・終わらせる

コメントを付ける

コメントしたい文字を選んで、ツールバーの「コメントを追加」を押します。キーなら、Windowsは「Ctrl＋Alt＋M」、Macは「⌘＋option＋M」です。入力欄に書いたら、「コメント」を押して付けましょう。

返信する・終わらせる

届いたコメントには、カードの入力欄に書いて「返信」で返事ができます。話がついたら、カードの右上の「解決」を押しましょう。カードが消えて、コメントは終わった扱いになります。

あとで見返したいときは、右上の「コメント」から解決済みのコメントも開けます。

ねねさん

コメントで聞いてから直せば、行き違いが減りそうですね。

塾長

そのとおりです。迷ったら、直す前にコメントで聞くのがいちばん安全ですよ。

まとめ

塾長

次は、表を作るツールのスプレッドシートです。構成案や作業の記録に使いますよ。

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