副業を始めると、取引先とのやり取りがメールで届くことも多くなります。仕事のメールには、ふだんの連絡とは少し違う決まりごとがあるのです。この記事では、副業用のGmailを仕事で使いやすく整える方法を説明します。
ねねさん仕事のメールって、なんだか緊張します…。
塾長署名を作って、いくつかのコツを押さえれば大丈夫ですよ。相手に伝わりやすいことがいちばんです。
- 署名の作り方と、入れておきたいこと
- 「返信」と「全員に返信」の使い分け
- ファイルの送り方と、メールの整理のしかた
署名を作る
メールの最後に自動で付く、名前や連絡先のことです。
一度作っておけば、毎回書かなくてすみます。
- 1. Gmailの右上にある歯車のマークを押す
- 2. 「すべての設定を表示」を選ぶ
- 3. 「全般」の中の「署名」で、署名を作って中身を書く
- 4. 同じ画面で、新しいメールと返信に使う署名を選んでおく
- 5. 画面のいちばん下の「変更を保存」を押す
署名に入れておきたいこと
署名には、相手があなたを確かめるのに必要なことだけを入れましょう。
- 仕事で名乗る名前
- 副業用のメールアドレス
- 実績を見てもらうページのアドレス（あるなら）
名前とアドレスがあれば十分です。実績のページは、入れてもかまいません。
塾長住所や電話番号は、必要になったときに伝えれば大丈夫です。最初から全部載せなくていいんですよ。
返信のしかた
届いたメールへの返事は、相手に合わせて「返信」か「全員に返信」で送ります。件名は変えずに返すと、相手が前のやり取りとつなげて読めます。
「返信」と「全員に返信」の違い
メールには、宛先のほかに「CC」として、ほかの人が入っていることがあります。
「このやり取りを知っておいてほしい人」に、同じメールを届ける欄です。
| ボタン | 返す相手 |
|---|---|
| 返信 | 送ってきた人にだけ |
| 全員に返信 | CCに入っている人にも |
取引先の何人かが入っているメールでは、「全員に返信」で返すのが基本です。送る前に、宛先とCCに入っている人を確かめましょう。
ファイルを送る
メールにファイルを付けて送ることを「添付」といいます。メールを書く画面の下にある、クリップの形のマークから付けられます。
大きなファイルは、ドライブのリンクで送られる
リンクで送るときは、相手のアドレスに共有されているかも確かめましょう。「リンクを知っている全員」に広げるのは、取引先の指示があるときだけにします。
ラベルで整理する
Gmailでは、メールに「ラベル」を付けて整理できます。ラベルは、フォルダのような目印です。左側のメニューの「ラベル」の横にある「＋」から、新しいラベルを作れます。あとは、メールを開いてラベルのマークを押し、付けたいラベルを選びましょう。
取引先ごとにラベルを付けておけば、その取引先とのメールだけをすぐに開けます。
送る前に確かめたいこと
仕事のメールは、送ったあとに取り消すのが難しいものです。送る前に、次の3つを確かめましょう。
- 宛先：送る相手と、CCに入れる人は合っているか
- 差出人：副業用のアドレスから送っているか
- 添付：送る予定のファイルが付いているか。ファイル名と中身は合っているか
ねねさん「添付しました」と書いて、付け忘れたことがあります…。
塾長よくあることです。送る前の3つのチェックを、習慣にしてしまいましょう。
まとめ
- 署名は「すべての設定を表示」→「全般」→「署名」で作り、「変更を保存」
- 署名には、仕事の名前と副業用のアドレスがあれば十分
- 取引先の何人かが入っているメールは「全員に返信」が基本。送る前に宛先とCCを確かめる
- 添付は合わせて25MBまで。超えるとドライブのリンクになる
- 送る前に、宛先・差出人・添付を確かめる
塾長次は、オンラインの打ち合わせです。Google MeetとZoomの参加のしかたを見ていきましょう。
